문서 내용을 비교하고 이전 상태로 복구할 수 있는 버전 비교문서 내용을 비교하고 이전 상태로 복구할 수 있는 버전 비교

Posted at 2007.08.11 17:50 | Posted in 한글 강좌_팁

문서 작업을 하다보면 원본 문서에서 문서 내용을 수정해야할 필요가 있다.  처음 작성한 문서에서 어느 부분이 마음에 들지 않아 빼 버릴 수도 있고, 반대로 빠진 부분이 있어 추가하는 경우도 있다.  모양을 다듬기 위해 글꼴이나 문단 모양도 변경할 수 있다.

상황 1
그런도 혹시 문서를 불러와 문서 내용을 삭제하고 저장한후 한글을 끝낸 다음 날 다시 문서를 불러와 작업하려고보니 어제 작업한 내용이 다시 필요하다는 걸 느끼게 되는 경우가 없지 않은가?  이럴 때 가장 생각나는게 백업 파일이다. 백업을 해 두었다면 최소한 한 단계 이전 상태로는 돌릴 수 있다. 하지만 몇 번 저장을 해 버린 경우라면 거의 이전 내용을 살리는 것은 힘들게된다. 이전에 작성하였던 상태로 돌아갈 수 있는 방법은 없을까?

상황 2
문서는 대부분 혼자서 작성하지만 회사 업무용 문서의 경우 혼자가 아닌 여러 명이 작업을 하게되는 경우도 생긴다. 

사원이 문서를 작성한 후 결재를 맡기 위해 팀장에게 보고하면 팀장이 문서를 수정한 후 사장에게 보고하였다면 처음 작성한 사원의 내용과 팀장이 수정한 내용이 어떻게 다른지, 또 마지막 팀장이 저장한 문서가 아니라 처음 작성한 사원의 내용을 보고 싶은데 사원이 작성한 내용을 볼 수 없을까?

상황 1과 상황 2 모두 자주는 아니지만 가끔씩 겪게되는 일이다. 특히 여러 명이 작업을 하게된다면 더욱 이러한 요구가 강해진다. 

이럴 때 유용한 기능이 버전 정보다.

문서에 버전 정보를 기록하여 두면 언제든지 그 시점의 상태로 돌아갈 수 있고, 버전간 비교도 가능하다. 문서에서 버전은 하나만 만들 수 있는게 아니라 여러 개 만들 수 있다.  예를들어 사원이 만든 후 1개 버전을 만들고, 팀장이 만든 후 다시 1개 버전을 만들고, 다시 부장이 1개 버전을 추가하는 방식으로 여러 개를 만들 수 있다.

버전을 만들어 두면
1) 지정한 버전 상태로 돌아갈 수 있고
2) 각 버전간 문서 내용을 비교할 수 있다.

버전을 만드는 방법은 간단하다.

[파일-버전 정보/비교]에서 + 모양의 새 버전으로 저장을 누르기만 하면 된다.

사용자 삽입 이미지


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버전 1

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버전 2


위에서처럼 버전 1, 버전 2의 문서를 만들었다면 버전 비교를 하면 아래 그림처럼 보여준다.
화면이 너무 크기 때문에 줄여서 2개로 갈무리하였는데 실제는 한 화면에  보인다.

사용자 삽입 이미지
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위에서처럼 두 문서의 차이를 비교할 수 있고
필요하다면 버전 1의 상태로 돌아갈 수도 있다.

기업의 경우 결재 시스템과 연동하면 보다 더 사용성이 높아진다.  결재할 때 상급자 또는 다른 사람이 악의적인 목적으로 수정해 버리면 처음 작성자가 곤란해질 수 있다.  예컨데 결재 금액에 0을 하나 더 붙이거나 뺀다면 아주 곤란한 일을 겪을 수 있다. 이를 방지하기 위해 결재 단계마다 자동으로 버전을 저장해 버리면 누가 수정했는지 알 수 있다.

사용 방법은 크게 어렵지 않으므로 한번 사용해 보면 금방 알 수 있는 기능이다. 

편리한 기능이지만 알고 있는 경우가 제한적이므로 소개한다.
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  1. 좋은 글 감사합니다. 공문을 편집할때 정말 유용한 기능 같더군요.
    구글 독스에서는 자동으로 저장이 되더라구요.
    한글도 더욱 강화되었으면 하는 기능입니다.
    • 2007.08.14 18:06 신고 [Edit/Del]
      한글에서도 옵션만 따로 주면 가능하지 않을까 싶습니다.
      하지만 이 옵션을 기본으로 적용하는 것은 아마 많은 검토가 필요하지 않을까 하네요.

      버전 정보는 각 버전마다 작성한 문서를 모두 가지고 있습니다.

      그냥 1MB 문서를 수정 작업을 10번 했다면 매번 1MB 자료가 10번 있으니 실제 문서 사이즈는 10MB가 되게됩니다. 실제로는 다른 정보들도 포함되어 있어 이보다 훨씬 크게될겁니다.

      문서 덩지가 커지고 이로인하여 속도 저하가 발생하는 등의 현상이 발생하지 않을까 합니다.

      구글에서는 기본으로 제공하는가 보군요.
      간단한 문서일 때는 괜찮은데 덩지가 크면 어떤 식으로 관리하는지 궁금해지네요.
  2. 사이비
    마소 워드에서는 나중에 정리를 할 때 저장옵션에서 자기가 하나만 선택하여 저장할 수 있습니다.
    • 2007.08.29 10:59 신고 [Edit/Del]
      한글에서도 특정한 버전으로 돌아갈 수 있습니다.

      버전 정보에서 특정한 버전을 선택하여 문서를 열고
      그 내용 상태로 돌아가려면 [파일-다른 이름으로 저장]을하면 됩니다.
  3. 궁금한 1인
    안녕하세요. 이 부분에 대해 계속 인터넷을 뒤적거렸는데요.
    어느정도 해결은 되었네요.ㅋㅋ
    근데 변경된 부분에 대해서는 메모기능으로 설명해 주는데 수정된 부분이 많을 경우에는 내용표시가 생략되어서 나오더라구요.
    메모 내용을 확인하고 싶으면 어떻게 해야되나요?

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